ファシリテーションとは？ 耳を傾ける・・・・

昨日は、議論に必要なのは聞くではなくて聴くであることをお話ししました。

傾聴力がファシリテータの必須能力になります！

その傾聴スキルには７つあります。
１話すことよりも聞くことに時間を割く
２視線をあわせる
３タイミングよくうなずいたり、相づちをうつ
４相手の考えを先読みしない
５話を遮らない
６自分の考えを押し付けない
７相手の話の内容や考えを否定しない

１話すことよりも聴くことに時間をさく

簡単なことのようですが、意外にできていない人が多いですね。

どうしても自分の話をしたくなるのは要求の一つです。

もっと言うと聞いて欲しいと言う欲求は誰しも持っているものだと思います。

しかしグッと堪えて聴くこれが重要です。

２視線を合わせる

これもよくやってしまいがちです。

中には背中で話を聞くと言う人も多いのではないでしょうか？

これは非常にキツイ悪魔の聞き方と言われるやつです！

目見て話を聴く、もし目を見るのが苦手という場合は鼻を見ていると相手には目線を合わせてくれているように感じるのでおすすめです。

３タイミングよくうなずいたり、相づちをうつ

これも非常に重要です。

私もよく人前でお話しさせていただく機会が多いですが、聴衆の中にこう言ったことを自然としてくれる人がいるだけで、話のしやすさは雲泥の差になります。

４相手の考えを先読みしない

これはあまり意識している人はいないと思いますが、頭の良いとされる人の中にはよくいます。

相手の話が完全に終わる前に頭の中でその話の筋道を勝手に結論付けてしまう人です。

これは、何がよくないかと言うとこのタイプの人はその結論に向けて相手が話している最中にすでにそれに対する回答や対応方法を考え出してしまうことです。

傾聴できないのは間違いないと思いませんか？

少し長くなってきたので、次回に続きを書いていきたいと思います。

ファシリテーションとは？ これから導入に入ります！

さて、準備のフェイズがひと段落しました。

続いて導入に入っていきたいと思います。

ポストイットのテクニックはどちらかと言うとこの導入フェイズで活用するものですが、この導入フェイズではより議論が活発になるために情報をどんどんアウトプットする時間です。

よくない会議ではこのアイデアの数、考えの数、思考の数が圧倒的に足りていないことが多いです。

なぜなら、それを遮る要因がたくさんあるからです。

しかし、ポストイットを使うなど工夫をすると、もっと言うと予めどんな問題が発生するかを知っていると意外と簡単にこの問題を解決することができたりします。

そしてファシリテーターとしての心構えをスキルをしっかりと意識できればさらにたくさんの情報を会議の場にアウトプットさせることができます。

それには何が重要か・・・・・・

それは話を聞くことです。

もっと言うと聞くスキルと言っても良いかと思います。

聞くと言う漢字は２つあります。

聞くと聴く

どちらも聞くと言う意味ですが、私はこの場合聴くと言う漢字が適切だと考えています。

一般的に聞くは物音を聞くや話し声を聞くと言う場合に使われます。

これに対してこの聴くと言う漢字は音楽を聴くや国民の声を聴く講義を聴くと言うようなときに使われます。

つまり耳を傾けると言うニュアンスが含まれる傾聴と言う意味合いがあります。

会議の際にはこの傾聴と言う姿勢がとても重要で、しっかりと傾聴してくれる人がいる場とそうでない場では話す側の心の有り様が全く違ってきます。

それでは傾聴するためにはどんなことを意識すれば良いのか？

次回、傾聴のスキル７つをお話ます。

ファシリテーションとは？・・・・・・ポストイットを使ってみよう！

①準備フィイズもそろそろ最後となってきました。

最後に紹介するのはポストイットのテクニックについてです。

このポストイットぜひ活用してください。

これを使うことでめちゃくちゃ多くの会議場の問題が改善されます。
会議前に必ずようしましょう。

このポストイットで何が改善されるか？

それは最初の方にあげた
・意見が出ない
・声の大きい人が勝つ
・話がすぐに脱線する
・当事者意識がない
こんな部分が改善されます。

これらの問題は会議においては非常によく起こります。

なかなか誰も喋らないことやいつも話する人ばかり話して役職や声の大きい人だけの意見で終始し、議論の方向性を見失って脱線したりして結果、なんとなく決まったような感じです、全く自分ごとにならない・・・・・・・よくあります。

ポストイットはまず議題に対して全ての人がその議題に対してのアイデアや考え方をひたすらアウトプットします。

どんなことでも良いのでとにかく数を書きます。

（このとにかく数を書くと言うのが大事です。そのほうが眠っていたアイデアが浮上してきます。）

その上で自分のアイデアを壁やホワイトボード、もしくは模造紙に貼っていきます。

まずは賛成も否定もせずにひたすら全員の意見をまずかべに貼ってしまいます。

この書いたものをひたすら貼るのも大事なエッセンスです。

通常の会議を口頭でしてしまうと意見がでないだけならまだしも、出した意見が前の人の意見で入れ替わったり違うものに変質したりしてしまいます。

忖度してしまうんですね・・・・・

本当の個人の直感の意見が損なわれることがよくあります。

多分この時点ですでにいつもの会議との違いに気づくはずです。

一つのお題に対して私たちはこんなにたくさんのアイデアを書くことができるんだって言うことに驚きます。

さらに驚くのが普段はあまり会議で話をしない人の意見が実はすごい重要だったり的を得ていたり革新的だったりすることです。

実は普段意見を言わない人は冷静に状況を分析して思考しているタイプの人が多いので当然です。

普段からガンガン意見を言える人は感情行動型のタイプなので実は思考分析型のタイプと全く違った意見を持っている場合が多いです。

さらにこのポストイットで良いことはアウトプットされた情報を一度、かべに掲げてしまうのでその時点で誰の意見でもなく全体で共同で出した共有意見になります。

なので直接対面のやりとりで出した自分の意見に反論されたりするわけではなく自分も良い意味でその意見に俯瞰的な立場に立って見ることができます。

そうするとどんどん意見が言いやすくなりそしてより良いアイデアにブラッシュアップしていくことができるようになってきます。

また、ポストイットの特性上、貼って剥がしてしやすいので、アイデアを簡単に切ったり貼ったり付け替えたりしやすくなります。

このアイデアがフローしている状態（たくさんのアイデアが目の前にあふれている状態）になるとさらなるアイデアが呼び起こされたり考えもしなかったアイデアが組み合わせの中から生まれたりします。

この経験をしてしまうと通常の会議には戻れないのではないかと私は感じていますが、経験してもやる人少なし・・・・・・

残念です・・・・・

ファシリテーションとは？・・・・・笑いは最強です！

さてまだまだ続くファシリテーションについてですが、①準備フェイズのスキルで私がよくやるアイスブレークとポストイットの活用です。

この二つは簡単で効果が非常に高いと何度やっても感じます。

アイスブレークは誰でもよく聞くやつですが、結構皆さんやらないことが多いような思います。

アイスブレークはそのままでアイス（氷）をブレーク（壊す）です。

つまり会議前の緊張感や恐怖を撃ち壊すためにやるものです。

もちろんこれは会議だけでなく、講和やセミナーや授業などいろんな場面で使えます。

これでリラックスして話したり聞きやすくする姿勢が生まれます。

具体的に何をやるかと言うと私の鉄板は今週の良かったことや嬉しかったことを１分間で話してもらうと言うのをよくやります。

少ない人数の場合は一人ずつ順番に大人数だと近くでチームになってもらってやることが多いです。

嬉しいことや楽しいことを考えることやそれを話すことで脳が自然とそっちの波長に整います。

決して辛いことや苦しいことをテーマにしないでください。

しかも、この波長を全員が出すので当然、場の空氣感が変わります。

つまり雰囲氣が変わります。

空氣とは氣です。

そして氣とは波です。

その波の波長を変えてあげると氣が変わり雰囲氣が変わります。

アイスブレークにはいろんな種類があります。

自分なりの鉄板テクニックを身に付けることはより良い結果を産む出すために必須ではないかと感じてます。

素晴らしい講演家やセミナー講師がいますが、もちろん話す内容は素晴らしいのですが、ほとんどの場合このアイスブレークが非常にうまいです。

一氣に場の空氣を変えるスキルを必ず身につけています。

ちなみに私が最高峰だと考える講師の方々は必ず笑いをとります。

笑いは、はっきりいって最強です。

ファシリテータとして笑いをアイスブレークに取り入れることができるのであれば最強スキルになること間違いなしですね。

ファシリテーションとは？ 環境整備はとても大事

昨日から①準備のフェイズについて書いていますが、会議自体の事前準備と会議に挑む人へ対する事前準備もこの①準備のフェイズに入っています。

もちろん会議は人が行うものです。

人の状況や状態によってその会議の質は大きく変化します。

当たり前です。

その状態を整えるのもファシリテイターの大事な役割の一つです。

そして参加者の状態を整えると言うことは環境の雰囲気を変えることです。

雰囲気と書きましたが、この雰囲気がめちゃくちゃ大事です。

人間は生物です。

人間のことを知るとその環境や状態によって大きな違いが生まれてしまうと言うことがわかります。

良い結果を出すために一流のアスリートもやっていること、それは脱力です。

別の言い方をするとリラックスです。

筋肉が力んでいると能力を１００％発揮できなくなります。

適度に抜けている身体は本来のポテンシャルを発揮しやすくなります。

そして身体を硬くする理由第一位は・・・・・

・・・・・・

・・・・

・・・

それは恐怖です。

恐怖、不安、恐れが身体を緊張させて硬くします。

そんな状態にならないように事前準備には環境の雰囲気を変化させると言うことも入ってきます。

具体的には会議室の状況の整備。

換気状態や照明の状態、椅子や机の状態なども事前にしっかりと整えるそして、座る位置なのども重要になってきます。

テレワークが多くなってきた最近ではスピーカーやマイクの状態などもここに入るのではないでしょうか？

そして私がよく恐怖心をなくすために会議で使うテクニックがあります。

それはアイスブレークとポストイット次回はここについて触れたいと思います。

ファシリテーションとは？ まずはどれだけ事前に準備できるか？

それでは４つのフェーズ

①準備のフェイズ②導入のフェイス③整理のフェイズ④合意のフェイズ

この４つについて一個ずつ説明していきたいと思います。

一つ説明しておく必要があります。

そもそもこのファシリテーション能力は会議を円滑に進める技法ですが、そもそもなんのために会議をするのか？の前提を合わせる必要があります。

もっと言うとこれがもっとも重要なことだと思います。

この前提条件の共有こそが、組織の運命を握るといっても過言ではないと感じます。

組織の存在理由がその組織に所属するメンバーの存在理由と重なり、繋がり、融合している状態を生み出すことが前提にあり、その上で会議が進捗して結果が生まれます。

これは組織の大前提ですが、その組織の中で行われる会議においてもこれは必須条件となります。

そもそも組織は何かの目的（使命）に向けて進んでいます。

その使命を果たすために理念があり、理念を具体化させるビジョンがあり、ビジョンを実行するために戦略があり戦術があります。

会議ではこの戦略や戦術を導き出すこと、またそのしたのアクションプランを導き出したり修正したりするために議論されます。

議論が目的なので会議には必ず結論が存在します。

意見交換や状況共有は会議と言いません。

良い会議では会議の明確な目的、どこまで議論して決定するかと言う目標、そのための進め方、ルール、役割分担が明確になっています。

そしてこの目的、目標、進め方、ルール、役割と共有すべき情報が事前に参加者に伝えられている状態でスタートされます。

つまり①準備のフェイズで大事なのは会議に至るまでの事前準備をどこまでできるかと言う部分となります。

昔から段取り八分仕事二分と言われます。

事前準備が万全にできていれば仕事の成果は８割決まると言う意味です。

行き当たりばったりの会議から事前にどれだけ準備をできるかと言うシフトチェンジがファシリテーターには必要です。

さらに準備は何も会議の下準備だけに留まりません。

人の心構えや、会議に挑む状態をファシリテートすることも①準備のフェイズで大事になってきます。

明日はこの辺りを書きたいと思います。

ファシリテーションとは・・・・・問題のある会議の特徴

さて、先日まではファシリテーションが重要になってきいる背景について細かく説明していきました。

今日からはではファシリテーション能力とはどんなスキルでどんなことをするのか？というところへ触れていきたいと思います。

もちろん、ファシリテーション能力を使う場所は会議です。

会議において議論の上に何かを決定する際に、そのプロセスを最高な状態に導くために使います。

最高な状態と言うとなかなか難しいですが、最悪な状態の会議を示すとその反対としてわかりやすくなると思います。

最悪な会議とは

・誰が来るのかわからない

・参加者の役割が不明

・結果が出ない

・決定する人が来ない

・意見が出ない

・声の大きい人が勝つ

・事前の情報がない

・話がすぐに脱線する

・当事者意識がない

・時間通りに始まらない

・否定的な意見が多い

・時間内に終わらない

・目的や課題があいまい

・同じ話が繰り返される

・何が決まったのかがあいまい

・進め方が見えない

・優先順位がつけられない

・次の行動が見えない

たくさん書きましたが、ほぼ全ての会議に当てはまるものがあると思います。

逆説的に言うとこれらの問題が会議で起こらないようにすることが最高の会議と言えるのではと感じます。

そして、それらをなくすために活用するスキルがファシリテーションと呼ばれるものです。

このスキルには大きく４つのフェースがあります。

①準備のフェイズ

②導入のフェイス

③整理のフェイズ

④合意のフェイズ

次回からはこのフェイズを順番に説明していきたいと思います。