ファシリテーションとは？ ようやく新しいフェイズに入ります
さて、先日までは導入のフェイズについてを扱って
きましたが、今日からは新しいフェイズ整理のフェイズに入っていきたいと思います。
ここまでのフェイズで何をしてきたかというと、場を整えたくさんの意見が机上に上がってくる状況を生み出すことです。
ここまでのフェイズをしっかりと流れに沿って必要なスキルを駆使していけば机上には今まででは考えられないぐらいの具体的、抽象的を問わずたくさんの意見やアイデアが上がってきているはずです。
ここからはこの出てきた意見やアイデアをまとめていく整理していきます。
整理のフェイズで重要なのは「可視化」です。
すでに最初の時点でポストイットなどを使って意見の徴収を進めている場合であればあとはその紙を全員で整理していけば良いのですが、多くな会議が意見を口頭で戦わせるというとても非効率的な手法をとっています。
人間の記憶は実はとても曖昧です。
特に短期記憶は一瞬のうちに忘れ去れてしまいます。
もしくは一瞬のうちに書き換わってしまいます。
これは生きていくうちにはとても重要な機能です。
なぜなら過去を全部をそのまま覚えているとしたらそれは非常に生きづらい状態だからです。
昨日言われた一言をいつまでもずっと覚えていたとしたらどうですか？
それが良いことでも悪口でもしんどいと思いませんか？
でもこれが会議となったら話は別です。
でた意見がすぐに書き換わったらい忘れられたとしたらそれは非常にもったいないです。
それを留める工夫が会議には必須です。
例えばポストイット
例えばホワイトボード
それもなければノートでもパソコンでも良いのでで体験はしっかりと可視化させることが重要です。
そしてそれを出す位置もとても重要になってきます。
次回はここを。
ファシリテーションとは？ 文化にしていく
さて、質問もだいぶん佳境に入ってきました。
事実がある程度浮き彫りになってきたところで次は
主張です。
ファシリテータとして柔らかく質問します。
そしてその時も順番はクローズド→オープンの順番です。
まずは意見を主張するクローズドクエッションから
「発送業務のキャパオーバーは、業容拡大の重要課題になりませんか？」
発送業務を担う部署の担当も当然会議には出席しています。
そして事業が拡大していく中でその部署が昼夜問わず頑張って業務に打ち込んでいるのはみんな知っています。
でも事業を拡大し新しいステージに行くためにはこの言いにく真実にたどり着かなくては次の議論へと進むことはできません。
この事実までたどり着いて全員がその具体的な課題を心のうちから議論の机上にあげることができるかどうかが会議の質を大きく変えるものになります。
そして机上に上がった課題について質問を続けます。
「今後の解決策について、何が最も効果的だと思いますか？」
ここまでくれば当事者も非当事者も問題解決に向かうためのチームとなります。
様々なアイデアを再度机上に並べて意見を述べ合い最高の解決策へと向けていくだけです。
会議がなかなかうまくいかない理由のとても大きなウエイトをしめているものに「言いづらい」と言うものがあります。
それは、変な優しさや忖度、上下関係や声の大きさなど様々な要因が複雑に絡んで発生します。
本当に良いチームというものの条件があるとすればこの意見を主張できるかどうか？はとても大きなことだと思います。
この意見の言いやすさは最初のうちはファシリテータのスキルにより活性させていく必要があります。
しかし会議を重ねていくうちに徐々に受け入れられるということが全員に浸透するとそれが風土になり、やがて文化まで昇華されます。
ここまでイメージしながらファシリテートできれば一流ですね。
ファシリテーションとは？ 二つの質問
先日は二つの質問について書き始まるところでいったん筆を止めました。
今日はそこからスタートです。
クローズドクエッションとオープンクエッションとは？
クローズドクエッションとは簡単です。
YESかNOで答えることのできる質問のことです。
例えばある会議で通販部門の業務プロセスの改善を行い、取扱量をいかに押し上げるとしましょう。
ある程度の内容が把握されてきてどうやら発送業務に問題が隠れている可能性まで議論が進んだのですが、膠着状態に・・・
そこでまずは議論を進めるために一つ目の質問「現在、発送業務は手作業に依存している部分がおおいのでしょうか？」
これはクローズドクエッションで現在の事実を浮き彫りするための質問です。
ここでいきなりファシリテータの意見を加えるような質問をしてしまうと聞かれる側が硬直してしまいます。
まずは具体的な情報を得るための質問から攻めていきます。
さらに質問を続けます。
「もう少し具体的に発送業務のフォローを教えていただけますか？」
これはオープンクエッションによる事実確認です。
なぜこのような手順を踏むのかと言うと議論が膠着していと言うことは参加者同士の余計な心遣いや思考の混乱が起こしてしまいます。
この混乱状況を俯瞰的に察知して問題の要点が掴めるのは逆にファシリテータだけだったりします。
そこで重要なのが質問です。
順番に言いにくい事実へと質問を投げかけることで議論の突破口を作ります。
事実情報を確認できた後に続けるのが意見主張の質問です。
当然、ファシリテータは意見自体は言えない立場です。
なので自分の意見も質問に乗せて出す必要があります。
次回はここからスタートします。
ファシリテーションとは？ 聞くということ
質問すると言うを先日書いていきました。
質問の重要性・・・・・・
どんな質問をいつするのか？これで議論の流れや結果が大きく変わっていくことがよくあります。
そこで重要になってくるのが傾聴と質問のバランスです。
つまり、聴くと話すのバランスです。
全く傾聴もしないで、質問されると人は尋問されていると捉えます。
これはいくら聞き方や喋り方が柔らかくても同じです。
この人は私の話を聞いてくれない人なんだなっと感じとられてしまいます。
こんな上司の元では人はどんどん萎縮して行って本来ある力を出せなくなってくるのは誰でもわかることだと思いますが、よくいるタイプです。
また、傾聴はできるけど、全く質問をしない人も問題があります。
この人は自分や話に興味がないんだなっと思われ、聴くだけで何も進展しません。
つまり、聴くそして質問するのバランスがとても重要になってきます。
当然、傾聴も質問もしないは論外です・・・・・・・
このバランスが整ったらあとはどんな質問をするのか？も重要になってきます。
質問には大きく２つの手法があります。
一つがクローズドクエッション
もう一つがオープンクエッションです。
次回はこの辺りの説明をしていきますね
ファシリテーションとは？ 質問・・・・
ファシリテータはひたすらに聴くだけではありません。
議論がより活発に動き出すきっかけを生み出すこともその役割の一つです。
どうやって議論を活性化させるのか？
それは適切な質問を投げかけることです。
質問には大きな力が宿っています。
質問についてたくさんの方がその有用性を語っています。
重要なことは質問するのをやめないことだ。
アルベルト・アインシュタイン
正しい質問をすることで、本当に命が助かることがある。
アンソニー・ロビンズ
コミュニケーションの秘訣は質問力にあり。
斎藤孝
「質問する力」ことが人生やビジネスにとっての最大の武器になる。
大前研一
「考える」とは、自分に質問すること。
中谷彰宏
実際に人間の頭の中では日々数万回と言う質問が飛び交っています。
例えば、
ラーメンが食べたいか？うどんが食べたいのか？見たいの感じで脳内対話をいつもしています。
この質問を通して判断して決定して実行に移します。
この質問の質が上がれば人生の質が上がると言う話れる由縁です。
これと同じように議論をさらに一個次元をあげる質問ができればより効果的なアウトプットを生み出す会議となります。
次回は少しこの質問について書いていきたいと思います。
ファシリテーションとは？ ディスカッションって？
先日までは導入段階のための傾聴スキルについて話をしてきました。
ただ話を聴くと言うことはこれだけが有り様ではありません。
議論ためには普段しておかないといけないことがかなりあります。
それは、議論のための話の段階です。
議論するとは英語でディスカッションと言います。
ディスカッションの語源はパーカッションの語源と同じcuss「叩く」と言う意味とdis「徹底的に」と言う意味の言葉が合わさってできてます。
つまり意見を徹底的に叩き合うと言うことです。
徹底的に叩き合うと言うことを初めて会った人といきなりできますか？
ディスカッション慣れしている人同士ならばできるでしょうがそうでないとっくに日本人のような民族には非常にハードルが高いです。
アメリカ人がディスカッションが得意なのは、民族性もありますが学校教育で日頃からトレーニングしているかでもあります。
ではディスカッションに何が重要になるのか？
それには人と協力してことを起こすことの関係性ピラミッドを理解することです。
この関係性ピラミッドのベースとなるものそれは会話です。
会話とは何気ない普段の話、趣味の話、昨日の出来事などを互いに交換することです。
この会話が一緒に協力する土台を築きます。
そしてその上に乗ってくるのが対話です。
対話とは相手の話を傾聴して聞き、何を考えているのか？またどうしたいのか？何に興味があるのか？などをしっかりと把握し、そして同じだけの情報を相手に伝えることを言います。
そうすることで違いを理解し、議論のための土台を築きます。
この二つを経て初めて議論に移ることができます。
議論では互いの意見を叩き合い、より良いものを生み出して行動や役割、目標やアイデアを生み出していきます。
なかなか議論にならないケースはこの会話や対話のプロセスをすっ飛ばしてしまっていることが多いです。
普段から付き合いのある場合でもその普段で会話と対話を重ねることでより議論しやすくできます。
もし仮に初めての人と議論をすると言う場合においても、できるだけ時間をとって土台の構築をとってから行う方がより創造的な議論が重ねらるはずです。
ファシリテーションとは？ 傾聴の続き・・・・・
さてそれでは昨日の傾聴スキルの続きを書いていきたいと思います。
７つのスキルはこんな漢字でした↓
１話すことよりも聞くことに時間を割く
２視線をあわせる
３タイミングよくうなずいたり、相づちをうつ
４相手の考えを先読みしない
５話を遮らない
６自分の考えを押し付けない
７相手の話の内容や考えを否定しない
４番まで説明したので今日はその続きの５番からいきたいと思います。
５話を遮らない
これはかなりのよくやってしまいますよね〜〜
４番の先読みのタイプの人も多いでしょうが、いろんなパターンがあります。
相手への異論を述べたくなる場合やアイデアに乗っかってしますパターンやしどろもどろしてて助けたくなるパターンや、まったく別の話を初めてしまうパターンなどいろいろあります。
傾聴とはひたすらまず聴くこと。
何があっても最後まで聴いてあげると言うことで相手には大きな安心感が生まれます。
するとそれを続けていくと普段でも他の人に言えないこともこの人には大丈夫ってなっていきます。
６自分の考えを押し付けない
傲慢なタイプですね・・・・・
でもやりがちです。
自分の中に悪い意味では固定概念、良い意味では信念が強い人ほどやりがちです。
７相手の話の内容や考えを否定しない
これも押しつけに似たようところがあります。
正義と正義は実は喧嘩をします。
もっと言うと世の中の争いは基本、正義と正義のぶつかり合いです。
自分の正義はいったん引っ込めて判断しないをすることができないと傾聴は難しくなります。
判断しないで聴くと言うことは意外に難しいです。
頭の中で自然と自分同士の会話が始まってしまうからです。
７つのスキル以上が全てです。
わかっていてもやってしまいます。
当然人間なので普通です。
でも意識するだけでどんどんこのスキルは高まり深まっていきます。
ぜひ実践して行ってください。
